Est-il possible pour un employeur de céder un véhicule de fonction à un salarié ?

Il convient de savoir que la voiture de fonction est un véhicule acheté ou loué par une entreprise et ce, afin de pouvoir être affecté à un collaborateur tant pour usage professionnel que pour un usage privé. Le véhicule de fonction constitue ainsi un élément de rémunération en nature, prévu dans le contrat de travail du salarié ou dans un avenant au contrat de travail.

Dès lors que la voiture de fonction est mise à disposition du salarié de façon permanente, cet avantage doit impérativement être déclaré par le dirigeant, dès lors qu’il est soumis aux cotisations sociales. A noter que lors de la suspension de son contrat de travail à raison d’un arrêt maladie, ou encore d’un congé parental, le salarié est en droit d’utiliser le véhicule de fonction sous réserve que son contrat de travail n’en dispose pas autrement. De la même manière, en cas de rupture du contrat de travail, le salarié conserve le droit d’utiliser le véhicule de fonction durant son préavis.

Toutefois et au terme de son préavis, le salarié devra restituer le véhicule, propriété de l’entreprise. Il en est de même lors du départ à la retraite du salarié.

Aussi, l’employeur peut-il céder le véhicule de fonction à un salarié ?

1. La Cession de véhicule par l’employeur au collaborateur

Afin de pouvoir céder un véhicule de la société à un salarié, l'entreprise doit être propriétaire du véhicule et non locataire.

Cependant, la cession du véhicule pour une valeur bien inférieure à valeur vénale du bien, c'est à dire de la valeur sur le marché (soit cote argus ou valeur sur le marché des occasions) peut présenter plusieurs problèmes se reflétant de diverses manières :

Au niveau juridique : Une cession d’un véhicule à un prix inférieur du prix du véhicule en occasion peut être considérée comme contradictoire à l'intérêt social, et les autres collaborateurs pourraient être en mesure d’engager à ce titre la responsabilité du gérant, sauf à ce que ce dernier parvienne à justifier cette différence considérable de prix.

Au niveau social : Vendre une voiture à un coût très moindre pourrait être caractérisé par l’URSSAF d’un avantage en nature maquillé. Aussi, il convient en amont d’analyser le tarif du marché sur un véhicule similaire. En cas de contrôle URSSAF, le montant de l’avantage serait soumis à cotisation avec pénalité de retards et majorations (redressement fiscal).

Pour le salarié : il y a aussi un risque de rémunération dissimulée et non déclarée pour son imposition personnelle.

Toutefois, il est possible pour une entreprise de vendre tout ou partie des véhicules lui appartenant afin d’améliorer sa trésorerie ou renouveler sa flotte. Dès lors qu’il s’agit d’un véhicule d’occasion, les articles R322-1 à R322-14 du Code de la route trouvent à s’appliquer en tenant compte de diverses démarches obligatoires comme suit : - La déclaration de cession après la vente d’un véhicule d’occasion revient au gérant de la société ; - Ce dernier est tenu de faire cette déclaration officielle dans un délai de 15 jours après la vente ; - La déclaration de cession consiste à soumettre le formulaire Cerfa n°15776*01 remplie par l’Agence Nationale des Titres Sécurisés (ANTS). - Ledit document doit être rempli et signé par l’acquéreur et le représentant de l’entreprise au moment de la vente. Le formulaire doit ainsi contenir les détails et caractéristiques du véhicule, le type de cession, les identités du vendeur (nom commercial, dénomination sociale etc) et de l’acheteur. - Une fois le formulaire rempli, le représentant de la société doit se rendre sur le site de l’ANTS pour enregistrer la cession.

Il appert que depuis la réforme PPNG (Plan Préfecture Nouvelle Génération), la déclaration de cession ne peut plus être envoyée à la préfecture.

Aussi, l’absence de déclaration de cession après la vente d’un véhicule peut engendrer des risques pour le vendeur dont une contravention classe 4, laquelle empêche également l’immatriculation du véhicule au nom du nouveau propriétaire.

Avec le certificat de vente, il convient de transmettre en sus les pièces suivantes : - La carte grise ; - Un extrait Kbis de moins de 3 mois ; - Une copie de la carte d’identifié en cours de validité du gérant de l’entreprise. - Le certificat de cession rempli et signé, ou le formulaire Cerfa 15776*1 disponible en ligne ; - La carte grise doit être barrée et signée par le gérant de la société ; - Le certificat de situation administrative du véhicule, ou certificat de non-gage à télécharger en ligne ; - Le code de cession du véhicule attribué lors de la déclaration de cession en ligne ; - Si le véhicule est âgé de plus de 4 ans, il doit être ajouté aux éléments susmentionnés un procès-verbal de contrôle technique datant de moins de 6 mois au moment de la vente.

Ces pièces sont obligatoires qu’il s’agisse d’une vente ou d’une cession en guise de donation.

En outre, une fois la vente conclue, le représentant de la société doit : - Etablir une facture pour justifier la transaction ; - S’il s’agit d’un véhicule dont l’achat avait fait l’objet d’une récupération de TVA, il convient d’effectuer la facture en indiquant le montant de la TVA. (Véhicule utilitaire à titre d’exemple). - Si la vente est effectué par un assujetti-revendeur (un concessionnaire automobile), la TVA s’applique quel que soit le type de véhicule ;

Une fois la vente déclarée sur le site officiel de l’ANTS, le représentant de la société doit fournir à l’acquéreur le code de cession généré automatiquement par l’agence. Ce code permettra d’effectuer la demande d’immatriculation sur le même site.

2. Donation de matériel aux salariés

Un autre cas de figure peut se présenter pour le salarié souhaitant acquérir son véhicule de fonction. En effet, certaines entreprises peuvent faire le choix de donner des objets appartenant à l’entreprise et remplacés par du matériel neuf à l’instar de véhicules.

Aussi, le fait qu’un employeur remette à titre gratuit à un ancien salarié un véhicule acheté par l’entreprise constitue un avantage en nature soumis aux cotisations et contributions sociales.

A ce titre, il convient de retenir la valeur réelle du véhicule, sur la base de l’économie réalisée par le salarié. (la cote Argus du véhicule).

Par exemple : Une entreprise donne à un salarié une voiture achetée neuve 11000 euros en 2007. Ce véhicule est coté à l’argus à 3000 euros. Cette dernière somme représente dès lors la valeur de l’avantage en nature assujetti à charges sociales.

Les avantages en nature doivent ainsi être déclarés à l’impôt sur le revenu dès lors que les bénéficiaires sont considérés fiscalement comme des salariés.

En cas de donation d’un véhicule, il revient à l’employeur de remettre les éléments invoqués supra au nouveau propriétaire, puis d’avertir l'administration sur le télé service de l'Agence nationale des titres sécurisés (ANTS). L’ensemble des éléments abordés devant être respectés afin qu’il n’y ait pas de mauvaises surprises lors de la cession du véhicule.

Alicia COLLOT